下級職から管理職に昇進すると、多くの人は無限のタスクと部下の管理の責任に圧倒されます。残念ながら、企業の研修プログラムはタイムマネジメントスキルを教えることが少なく、この重要なスキルは個人の責任とされています。

学生時代からタイムマネジメントを習得している人もいれば、中年になっても時間をうまく管理できず、仕事が生活のリズムを乱してしまう人もいます。この記事では、基本的なタイムマネジメントの四象限を紹介し、効果的な時間管理への第一歩を踏み出せるようにします。

タイムマネジメント：新任管理者にとっての必須スキル

スティーブン・R・コヴィーが提唱したタイムマネジメントの四象限法は、新任管理者に特に関連しています。上司からのプレッシャーに対処しながら、部下の作業状況や進捗を管理する必要があります。タイムマネジメントをマスターすることが重要です。

四象限を紹介する前に、日常業務を見直してください。不要なタスクを削減し、部下に任せられるものは委任しましょう。ルーズベルト大統領は、「時間を得るためには、まず無駄な時間を排除しなければならない」と言いました。タスクを整理することが効果的なタイムマネジメントの鍵です。

緊急かつ重要なタスク：80/20ルールの適用

緊急かつ重要なタスクは第一象限に分類されます。これらのタスクは大きな利益をもたらしたり、重要な関係を伴ったりすることが多いです。新任管理者は、80/20ルールを用いて、大部分のリソースと人材をこれらのタスクに投入するべきです。リソースを慎重に配分し、決意と能力を示しましょう。

緊急かつ重要なタスクが、緊急でないまたは重要でないタスクの完了を妨げる場合でも、優先順位を適切に設定しましょう。タイムマネジメントは、意味のないタスクに時間を費やしても、それは単なる忙しさでしかないことを教えています。

緊急かつ重要なタスクを効率的に処理するために、ポモドーロ・テクニックや他の集中力向上の方法を検討してください。研究によると、最も重要で緊急なタスクに費やす時間を短縮することが、全体の作業時間を短縮する最良の方法です。

重要だが緊急でないタスク：慎重に取り組む

一部のタスクは現在緊急ではありませんが、将来的に期限があるものです。これらのタスクは緊急性で優先順位をつけるのではなく、賢く完了させる必要があります。毎日の進捗を慎重に計画することが推奨されます。

重要なタスクは、後回しにしがちです。後回しにすると不安やコントロールの欠如を感じ、遅延が生じます。対照的に、自制心—自分の行動を調整する能力—は後回しを克服する鍵です。

新任管理者は、重要だが緊急でないタスクを異なる時間に分散して割り当て、進捗と内容を管理し続けるべきです。これは効果的な管理のために重要です。TrelloやGantterなどのプロジェクト管理ツールを使用して進捗を追跡し、詳細を見落とさないようにしましょう。

重要ではないが緊急のタスク：気を散らさないようにする

一部のタスクは緊急ではあるが重要ではないため、新任管理者が対処に困ることが多いです。たとえば、CEOが急に報告書を求める場合や同僚が些細なことで助けを求める場合です。これらのタスクは元の計画を乱す可能性があります。

緊急ではあるが重要ではないタスクに直面したとき、その結果が重大かどうか、または代替手段があるかを考慮してください。絶対に必要でなく、緊急に完了することでスケジュールが乱れる場合は、追加のコストを検討する必要があります。

タスクを完了する必要がある場合は、管理スキルを活用してタスクを委任するか、支援を求めましょう。適切な委任は管理の核心価値の一つです。委任できず、タスクが管理不能な場合は、断ることを検討してください。

重要でも緊急でもないタスク：無視してもいいのか？

多くのタイムマネジメントの本では、重要でも緊急でもないタスクは無視すべきだと提案していますが、これらのタスクも検討と反省が必要です。もしそれらがあなたのやるべきことリストに現れるなら、それには何かしらの意味や価値があるはずです。背後にある理由を評価することで、タイムマネジメントのスキルを向上させることができます。

些細で緊急ではないタスクは、高い管理レベルに到達するための差別化要因になることがあります。ヒューレット・パッカードの共同創業者であるデビッド・パッカードは、「小さなことが大きなことを成し遂げる。細部が完璧を作る」と言いました。新任管理者は、これらのタスクを他の人に委任することを検討し、予想外の価値を見つけることができるかもしれません。

タイムマネジメント四象限法の欠点？

四象限法はタイムマネジメントの基礎に過ぎません。一部のタスクは時間や状況に応じて変化し続けることがあります。今日緊急かつ重要なことが明日には些細なことになるかもしれませんし、優先順位は役員会議の結果によって変わるかもしれません。そのような場合、この方法だけでは十分でないことがあります。

数十年間にわたって広く人気のあるタイムマネジメント戦略として、現在のタスクを四象限に分類してみてください。四象限法では解決できない問題が発生した場合は、それらを小さなタスクに分解するか、特別なケースの「第五象限」を作成し、個別のタイムマネジメントアプローチを開発することを検討してください。