多くのPMにとって、複数のプロジェクトを抱えることは避けられません。各プロジェクトのスケジュールをどう管理するかは学ぶべき課題です。個人やチームが明確にプロジェクトのスケジュールを管理するツールを使用すれば、チームの効率が大幅に向上し、多くの無駄な作業を減らすことができます。この記事では、プロジェクトのスケジュール管理に役立つ3つのツールを紹介します。これらのツールを使えば、プロジェクト管理が楽になり、物事を非常に整理して管理できます。

プロジェクト管理ツールの利点とメリット

PMがプロジェクト管理ツールを使用するシチュエーションは非常に多いですが、一般の人々はどのような時にプロジェクト管理ツールを使用するのでしょうか？実際には、プロジェクト管理ツールは誰にとっても非常に重要です。私たちが日常の大小の事柄を処理する際には、プロジェクト管理ツールを使用して計画を立てることができます。例えば、キャンプの計画や結婚式のイベントの手配などです。プロジェクト管理ツールは、私たちが考慮すべきすべての側面をサポートし、必要な機能を提供し、すべてのリソースを計画し、関係者全員を考慮に入れることができます。

さらに、プロジェクト管理ツールの最も重要な点は、各プロジェクトの進捗とスケジュールを把握できるだけでなく、各タスクや情報の関連性が強化され、人と人とのコミュニケーションが効率的になることです。四方八方から来るファイルとは異なり、プロジェクト管理ツールは固定されたプロジェクト管理スペースで情報やファイルを共有できるため、チームメンバーがプラットフォーム上で便利にコミュニケーションや共有を行うことができます。この時、プロジェクト管理ツールを使うことで、より良い共同作業が可能になります。

よく使われるプロジェクト管理ソフトの小技共有

プロジェクト管理が私たちの生活にもたらす利点とメリットを理解した後、次に紹介するのは、最もよく使われるプロジェクト管理ソフト3つ、Slack、Trello、Todoistです。これら3つのプロジェクト管理ソフトの使い方や必須の進化機能について紹介します！

Slack について、使い方と進化機能

Slack はビジネス向けの内部コミュニケーションツールで、元々は社内の主要なコミュニケーションツールとしてメールを置き換えるために開発されました。しかし、同じくお馴染みの通信ソフトであるにも関わらず、なぜ多くの企業がSlackを選び、LINEを使わないのでしょうか？

LINEが社内コミュニケーションツールとして使用される場合、いくつかの問題があります：

1. LINEグループはメッセージが多すぎて、重要なメッセージを即座に確認できないことがあります。
2. 特定のプロジェクトに関してサブ項目を議論する場合、別のグループを作成する必要があります。プロジェクトに複数のサブ項目がある場合、グループが過剰に作成される可能性があります。
3. LINEは通常、プライベートな生活でよく使用されるため、会社のグループと混在すると困惑することが多いです。

Slackはビジネス向けのコミュニケーションツールとして、上記のLINEの問題を解決できます：

1. Slackはワークスペースとチャンネルを通じて、チームや関連プロジェクトのメンバーと議論し、必要なファイルを共有することができます。
2. Slackのチャンネル内でメッセージの分流ができ、各メッセージに返信機能があるため、メインの対話を妨げることなくサブ対話を行うことができ、全体のレイアウトが整理されます。
3. Slackは通常、ビジネス向けのツールであるため、公私を明確に分けることができます。

さらに、Slackにはサードパーティソフトとの協力が可能な非常に便利な進化機能があります。Gmail、Outlook、Google Calendar、TrelloなどがSlackに追加できます。「Slackを探索 -> アプリケーション」をクリックし、インストールしたいアプリケーションを選択するだけで使用可能です。

Slackには無料版と有料版があり、チームに応じて選択できます。無料版と有料版の最大の違いは、無料版ではメッセージが10,000件に制限されているため、メッセージが多い場合、過去のチームの対話記録を見つけることができなくなります。また、有料版ではワークフローの自動化が可能で、セキュリティとデータ保護の強化もあります。

Slack公式サイト: Slack

Trello の紹介、使用方法と進化機能

Trelloはプロジェクトの進捗を追跡するための非常に実用的なツールで、看板形式を採用しています。看板、リスト、カードなどのモードがあり、付箋のようにプロジェクトをドラッグして現在の状態に移動するだけで、すべての進捗を一目で確認できます（例えば、未開始、進行中、完了済み）。非常に直感的なプロジェクト管理ツールです。

Trelloは、大規模なプロジェクトから小規模なプロジェクトまで幅広く適用できます。例えば、迎新活動の計画をする場合、以下の段階に分けて計画を立てることができます：企画、プロセス、財務、人員配置など。それぞれの段階をリストとして設定すれば、非常に直感的なフローを完成させることができます。

もし看板の作成方法がわからない場合、Trelloは公式のテンプレートやユーザーが共有したテンプレートを提供しています。これらのテンプレートを適用するだけで、すぐにプロジェクトのスケジューリングを開始できます。さらに、TrelloはGoogle Drive、Slack、Jira、Adobe XDなどのサードパーティソフトウェアと連携することができます。

TrelloにはButlerという進化機能もあり、これにより看板の作成時間を短縮できます。Butlerは看板上の繰り返し動作を自動的に検出し、これらの動作を自動化するルールを提案します。例えば、Butlerを使用すると、カードに次の火曜日の会議時間を自動的に追加し、会議のディスカッションタグを付け、会議記録のリマインダーを設定し、最後にカードをリストの最上部に自動的に移動することができます。

Trello公式サイト: Trello

ToDoist の紹介、使用方法と進化機能

ToDoistはシンプルで便利なタスク管理ツールです。階層化システムがあり、大規模なプロジェクトから個別のタスクまで、さまざまな管理が可能です。さらに、フィルターシステムも備えており、特定のタスクに集中できます。ToDoistには非常に便利な進化機能があり、それは「収集外部ツール」です。これにより、メールやウェブページを素早くタスクリストに追加し、後続の作業を行うことができます。

ToDoistはスケジュール管理に慣れている人に適しています。ToDoistはOutlookやGoogle Calendarと連携できるため、スケジュールの総合的な確認が可能です。これにより、タスクとスケジュールが完璧に組み合わさり、自分の時間と予定を完全に把握できます。

ToDoistにはKarma Reviewという特別な動機付け機能もあります。これにより、タスクや予定を完了するたびにKarmaポイントを獲得できます。Karmaポイントを多く獲得すると、高度な機能（例えば、タスクのラベル付けや自然言語解析など）がアンロックされます。

ToDoist公式サイト: ToDoist

結論

各ツールにはそれぞれ異なる使用シチュエーションがあります。良好なチームコラボレーションが必要な場合はSlackが適しています。時間軸を超えてタスクを分解する必要がある場合はTrelloが適しています。タスク管理とスケジュールの補助が必要な場合はToDoistが適しています。皆さんは自分のニーズに基づいて、最も適したプロジェクト管理ツールを選んでください！